ISO 9001 Quality Management Systems

ISO 9001

Quality Management Systems

Apa itu ISO 9001

ISO 9001 adalah standar sistem manajemen internasional yang menetapkan persyaratan untuk QMS. Organisasi menggunakan standar tersebut untuk menunjukkan kemampuan mereka dalam menyediakan produk dan layanan yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan, serta persyaratan organisasi itu sendiri. Dengan lebih dari 1 juta pengguna bersertifikat, standar ini merupakan standar ISO yang paling populer, dan satu-satunya standar dalam rangkaian standar ISO 9000 yang dapat disertifikasi oleh organisasi.

Dalam pengertian yang lebih sederhana, ISO 9001 adalah sebuah panduan yang membantu perusahaan dalam mengatur, mengontrol, dan memperbaiki seluruh aktivitas bisnis yang berkaitan dengan kualitas produk atau jasa yang dihasilkan.

Prinsip-Prinsip Manajemen Mutu

Prinsip 1: Fokus Pelanggan

Maksudnya, organisasi atau perusahaan harus memahami kebutuhan dan harapan pelanggan serta berusaha untuk memenuhi atau bahkan melampaui ekspektasi tersebut. Dengan berfokus pada pelanggan, organisasi dapat meningkatkan kepuasan dan membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan.

Prinsip 2: Kepemimpinan

Kepemimpinan yang efektif dapat membantu organisasi mencapai tujuan strategis dan memimpin perubahan menuju perbaikan berkelanjutan. Karena itu, para pemimpin harus memiliki leadership yang baik untuk memastikan bahwa sistemnya efektif.

Prinsip 3: Keterlibatan Orang Lain

Dalam ISO 9001, penting untuk memastikan bahwa setiap orang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi. Contohnya berupa pelatihan dan pengembangan kepada staf atau upaya meningkatkan keterlibatan dan partisipasi karyawan.

Prinsip 4: Pendekatan Proses Bisnis

Selanjutnya, organisasi atau perusahaan juga harus melihat semua aktivitas mereka sebagai satu sistem bisnis yang terdiri dari proses yang berinteraksi satu sama lain. Dengan memahami dan mengelola proses bisnis secara efektif, organisasi dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas operasional.

Prinsip 5: Peningkatan Terus Menerus

Peningkatan secara berkelanjutan penting untuk dilakukan, contohnya yaitu dengan mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, memonitor dan mengevaluasi kinerja, hingga mengambil tindakan korektif dan pencegahan yang sesuai.

Prinsip 6: Pendekatan Faktual dalam Hal Pembuatan Keputusan

Prinsip selanjutnya adalah pendekatan faktual dalam hal pembuatan keputusan. Organisasi harus mengambil keputusan berdasarkan bukti-bukti dan data yang tersedia untuk meminimalkan risiko dan meningkatkan efektivitas keputusan.

Prinsip 7: Hubungan Pemasok yang Saling Menguntungkan

Terakhir, organisasi atau perusahaan harus bekerja sama dengan pemasok untuk menciptakan hubungan yang saling menguntungkan dan berkelanjutan. Contohnya dengan memilih pemasok yang memenuhi persyaratan kualitas dan keandalan, memastikan kepatuhan terhadap persyaratan kontrak, komunikasi efektif, dan lainnya.

Teknik Manajemen Mutu

Berikut ini adalah beberapa teknik yang umum diterapkan:

  • ISO 9001 adalah standar yang diakui secara global untuk QMS. Standar ini menyediakan kerangka kerja standar untuk manajemen mutu. Standar ini mengikuti pendekatan proses yang berfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan melalui perbaikan berkelanjutan.
  • Total Quality Management (TQM) mempromosikan pendekatan yang berfokus pada pelanggan dan berpusat pada proses. Pendekatan ini mengharuskan semua karyawan untuk terlibat dalam upaya perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan kualitas produk atau layanan.
  • Six Sigma adalah metodologi berbasis data yang menggunakan metode statistik untuk meningkatkan kemampuan dan efektivitas proses sekaligus mengurangi kesalahan dalam proses manajemen mutu.
  • Lean menghilangkan pemborosan dalam segala bentuk (waktu, tenaga, sumber daya) untuk meningkatkan efisiensi dan menyederhanakan operasi.

Manfaat Menerapkan ISO 9001

  • Fokus pada pencapaian hasil yang direncanakan
  • Fleksibilitas untuk informasi terdokumentasi
  • Meningkatnya pengendalian risiko
  • Pengendalian proses yang lebih baik menuju hasil yang lebih baik
  • Peningkatan kepuasan dan kepercayaan pelanggan
  • Retensi dan loyalitas pelanggan
  • Meningkatkan peluang untuk masuk pasar global
  • Kredibilitas yang lebih besar
  • Meningkatkan citra dan daya saing perusahaan
  • Meningkatkan moral karyawan melalui sistem kerja yang baik dan konsisten.

Cara Menerapkan ISO 9001

Keputusan organisasi untuk mengembangkan dan menerapkan Sistem Manajemen Mutu yang baru atau yang telah ditingkatkan merupakan keputusan yang strategis. Semua upaya harus difokuskan pada identifikasi dan minimalisasi risiko sambil memenuhi dan melampaui persyaratan tujuan dan sasaran pelanggan dan organisasi.

Organisasi harus membuat komitmen untuk:

  • Mengenali pelanggan langsung dan tidak langsung sebagai mereka yang menerima nilai dari organisasi
  • Memahami kebutuhan dan harapan pelanggan saat ini dan di masa mendatang
  • Hubungkan tujuan organisasi dengan kebutuhan dan harapan pelanggan
  • Mengkomunikasikan kebutuhan dan harapan pelanggan ke seluruh organisasi
  • Merencanakan, merancang, mengembangkan, memproduksi, mengirimkan, dan mendukung barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan
  • Mengukur dan memantau kepuasan pelanggan dan mengambil tindakan yang tepat
  • Menentukan dan mengambil tindakan atas kebutuhan dan harapan pihak berkepentingan yang dapat memengaruhi kepuasan pelanggan
  • Secara aktif mengelola hubungan dengan pelanggan untuk mencapai kesuksesan yang berkelanjutan.